quinta-feira, 3 de maio de 2012

Conceitos - Benchmarking - Open-book Management.

Benchmarking

É uma técnica que consiste em fazer comparações e procurar imitar as organizações, concorrentes ou não, do mesmo ramo de negócios ou de outros que tenham praticas exemplares de administração. A essência do benchmarking é a busca das melhores práticas da administração como forma de ganhar vantagens competitivas.

O benchmarking é o padrão ou ponto de referencia a ser copiado, quando se redesenham processos. Uma organização pode ser excepcionalmente bem sucedida no processamento e acompanhamento de seus pedidos ou na administração de suas contas a pagar. Pode ser uma empresa tenha um ótimo sistema de produção, ou seja, reconhecida pela excelência de seus produtos. Outras podem querer imita-la, porque representa a excelência em um aspecto da administração.

A utilização desta técnica compreende em cinco etapas, que serão descritas a seguir:

Etapa 1 – planejamento: nesta etapa, o objetivo é definir a pesquisa das melhores praticas, seguindo os seguintes procedimentos:

Seleção do produto ou processo a ser comprado. Em primeiro lugar é preciso escolher o produto ou processo que vai ser comparado com o produto ou processo da empresa que tem as melhores práticas correspondentes

Seleção do marco de referencia. Com quem iremos comparar? As melhores praticas podem ser encontradas nos concorrentes, ou numa organização que esteja num ramo completamente diferente de atuação.

Definição do método de obtenção de dados. Não há um método único para a obtenção de dados sobre as empresas que tem as melhores praticas. Alguns dados são públicos, outros podem exigir procedimentos de pesquisa e observação direta, sempre que for possível. Muitas vezes, a empresa a ser copiada abre suas portas para que outros a estudem.

Etapa 2 – análise. A etapa de análise compreende em coleta, estudo e interpretação dos dados sobre a organização escolhida como marco de referencia.

Entendimento das práticas do marco de referencia: porque o marco de referencia é melhor? Em que baseia sua superioridade? Quais suas práticas podem ser copiadas e implementadas?

Determinação das diferenças. Neste ponto faz-se a comparação efetiva com o marco de referencia a fim de definir o que deve ser alterado.

Etapa 3 – integração. Nesta etapa, as informações do benchmarking são utilizadas para definir as modificações no produto ou processo que foi comparado, com os seguintes procedimentos:

Obter aprovação das informações do benchmarking demonstrando com clareza que as informações são corretas e fundamentadas em dados concretos.

Comunicação a todos os níveis organizacionais com o objetivo de obtenção de apoio e comprometimento.

Etapa 4 – ação. Este estágio da implementação em que as seguintes atividades são realizadas:

Colocação em prática dos resultados do benchmarking;

Avaliação contínua da implementação;

Previsão de modificações;

Comunicação do progresso.

Etapa 5 – Maturidade. Quando a empresa chegar ao estágio de incorporar as melhores práticas, terá chegado ao estágio da maturidade. Indicativo desta fase é o interesse de outras empresas pelo processo ou produto que foi copiado. Nesta fase, também se encontra o interesse continuo no aprimoramento baseado nas melhores praticas. Uma empresa madura está constantemente praticando o benchmarking.

Ética no benchmarking – Segundo o Instituto Nacional de Desenvolvimento e Excelência, listou os princípios de ética para a realização do benchmarking, conforme a seguir:

Principio da Legalidade: o processo necessita ser legal, sem existir qualquer tipo de questionamento ou discussões que impliquem em implicação de problemas;

Principio do intercambio: fornecer o mesmo tipo de informação que está recebendo em mesmo nível de profundidade, de forma clara e transparente.

Principio da confidencialidade: o estudo não deve ser tratado fora do âmbito de atuação das empresas, a menos que exista prévia autorização, por escrito.

Principio de uso: use as informações obtidas somente com a finalidade de introduzir melhoria nas operações ou processos de organizações.

Princípios do contato: os contatos som outras organizações devem ser realizados por meio das pessoas credenciadas para tratar do assunto.

Principio do contato com terceiros: permissão previa e individual de cada um de seus parceiros, antes de fornecer seu nome a uma organização que o contate nesse sentido.

Principio da preparação: trabalho preparatório que anteceda ao contato com seus parceiros, facilitando assim a evolução do processo de intercâmbio.

Principio do pleno cumprimento: cumprir o compromisso assumido com os parceiros  a qualquer momento e circunstancia.

Princípios do entendimento e ação: tem claro entendimento de tratamento dos parceiros do benchmarking.

Principio de relacionamento: dedicação na execução dos trabalhos e total comprometimento, com a expressa vontade das empresas.

 Gerenciamento com o livro aberto – Open-book Management.

O Open-book Management é uma metodologia que permite envolver as pessoas e fazer que assumam conjuntamente à responsabilidade pelo sucesso organizacional, por intermédio de conhecimento de todos os dados de dentro de uma empresa, com a divulgação transparente de todos os dados organizacionais pelos responsáveis com a disseminação de sua missão, visão, valores, política de qualidade, objetivos, metas, planos, programas, instruções de trabalho, problemas, desafios, entre outros.

Para a implementação deste método é preciso que uma serie de fatores sejam atendidos: que toda a empresa esteja ajustada, com pessoas competentes a superar os desafios das tarefas organizacionais, ambiente de extrema cooperação entre as pessoas e transparência total. De certo haverá certa resistência dos gestores na maioria das empresas, devido a desconfiança e ao medo de expor-se a concorrência, divulgando muitas vezes segredos do negócio.

Entretanto não se pode e não se deve diminuir esta técnica, pois em época de mudanças, concorrências e pressões, deve-se inovar e diferenciar os fatores que levarão a empresa ao sucesso.

O GLA é uma teoria gerencial que aposta na abertura e na transparência total das informações, onde haverá uma troca de fidelidade e comprometimento das pessoas em função do seu envolvimento com as questões organizacionais.

Mas para a implementação do OBM é necessário tomar alguns cuidados importantes com o objetivo de evitar erros e listamos a seguir, os erros mais comuns:

Faze-lo por modismo ou apenas porque a alta gestão mandou implementar sem saber exatamente as premissas mais básicas de seu funcionamento;

Não pesquisar e não levar a sério o levantamento dos pontos fortes e fracos da empresa, além de suas principais ameaças e oportunidades;

Não identificar adequadamente quais são os fatores críticos de sucesso para a organização;

Deixar em segundo plano ou esquecer quais são os objetivos do negócio;

Tomar por certas informações incompletas ou erradas;

Ser confuso ou ambíguo na definição dos objetivos a serem atingidos pelos participantes da organização e quebrar os paradigmas.

Cuidados a serem tomados para evitar os erros;

Foco nas pessoas, pois tudo vai acontecer por intermédio delas e com elas; informações claras do processo para boa compreensão e obtenção de envolvimento e comprometimento.

Levantamento realizado pela empresa para descoberta de pontos fortes e fracos, ameaças e oportunidades. A empresa também deve desenvolver o plano de ação para otimização dos pontos fracos e minimizar os efeitos colaterais.

Sem desviar dos objetivos, a empresa deve saber definir de modo claro e objetivo seus fatores críticos de sucesso, deve saber atingi-los e preserva-los.

Evitar o grave erro de tomar por certo aquilo que não é. É necessário fazer a verificação do método para que esse evite esquecimentos, equívocos e mal-entendidos.

Tomar cuidado em relação aos objetivos para evitar desentendimentos, com linguagem fácil, definição clara, objetividade, boa comunicação e atualizado.

Quebra de paradigmas a sim de abrir a visão para enxergar todas as possibilidades atuais e futuras de negócios.

Delegar autoridade e responsabilidade com o envolvimento das pessoas no processo decisório.

Criação de canais que favoreçam as discussões de questões importantes que precisam ser partilhadas, discutidas para melhor forma possível de resolução com a garantia de alto desempenho.

Desenvolver canais que motivem as pessoas à geração, apresentação e implementação de sugestões e desenvolvimento conjunto de um sistema de reconhecimento para as sugestões implementadas.

Estimulo a todos os participantes a pensar e agir como se fossem proprietários do negócio, transformando- os em gestores com alto grau de comprometimento e competência, utilizando o capital intelectual de cada um.

Comissões bem estruturadas e com metas e desafios definidos com o caminho e organização facilitados.

Para a implementação total do Open-book Management, é necessário a prática de uma ampla, geral e completa abertura da organização a todo seu corpo funcional onde não deverá existir meio termo ou desconfiança. Somente assim é possível conquistar o verdadeiro comprometimento das pessoas na construção da organização desejada, para ter condições de sobrevivência ao ambiente contingencial e competitivo.