É uma técnica que
consiste em fazer comparações e procurar imitar as organizações, concorrentes
ou não, do mesmo ramo de negócios ou de outros que tenham praticas exemplares
de administração. A essência do benchmarking é a busca das melhores práticas da
administração como forma de ganhar vantagens competitivas.
O benchmarking é o
padrão ou ponto de referencia a ser copiado, quando se redesenham processos.
Uma organização pode ser excepcionalmente bem sucedida no processamento e
acompanhamento de seus pedidos ou na administração de suas contas a pagar. Pode
ser uma empresa tenha um ótimo sistema de produção, ou seja, reconhecida pela
excelência de seus produtos. Outras podem querer imita-la, porque representa a excelência
em um aspecto da administração.
A utilização desta
técnica compreende em cinco etapas, que serão descritas a seguir:
Etapa 1 – planejamento:
nesta etapa, o objetivo é definir a pesquisa das melhores praticas, seguindo os
seguintes procedimentos:
Seleção do produto ou
processo a ser comprado. Em primeiro lugar é preciso escolher o produto ou
processo que vai ser comparado com o produto ou processo da empresa que tem as
melhores práticas correspondentes
Seleção do marco de
referencia. Com quem iremos comparar? As melhores praticas podem ser
encontradas nos concorrentes, ou numa organização que esteja num ramo completamente
diferente de atuação.
Definição do método de
obtenção de dados. Não há um método único para a obtenção de dados sobre as
empresas que tem as melhores praticas. Alguns dados são públicos, outros podem
exigir procedimentos de pesquisa e observação direta, sempre que for possível.
Muitas vezes, a empresa a ser copiada abre suas portas para que outros a
estudem.
Etapa 2 – análise. A etapa
de análise compreende em coleta, estudo e interpretação dos dados sobre a
organização escolhida como marco de referencia.
Entendimento das
práticas do marco de referencia: porque o marco de referencia é melhor? Em que
baseia sua superioridade? Quais suas práticas podem ser copiadas e
implementadas?
Determinação das
diferenças. Neste ponto faz-se a comparação efetiva com o marco de referencia a
fim de definir o que deve ser alterado.
Etapa 3 – integração.
Nesta etapa, as informações do benchmarking são utilizadas para definir as
modificações no produto ou processo que foi comparado, com os seguintes
procedimentos:
Obter aprovação das
informações do benchmarking demonstrando com clareza que as informações são
corretas e fundamentadas em dados concretos.
Comunicação a todos os
níveis organizacionais com o objetivo de obtenção de apoio e comprometimento.
Etapa 4 – ação. Este
estágio da implementação em que as seguintes atividades são realizadas:
Colocação em prática
dos resultados do benchmarking;
Avaliação contínua da
implementação;
Previsão de
modificações;
Comunicação do
progresso.
Etapa 5 – Maturidade.
Quando a empresa chegar ao estágio de incorporar as melhores práticas, terá
chegado ao estágio da maturidade. Indicativo desta fase é o interesse de outras
empresas pelo processo ou produto que foi copiado. Nesta fase, também se
encontra o interesse continuo no aprimoramento baseado nas melhores praticas.
Uma empresa madura está constantemente praticando o benchmarking.
Ética no benchmarking –
Segundo o Instituto Nacional de Desenvolvimento e Excelência, listou os
princípios de ética para a realização do benchmarking, conforme a seguir:
Principio da Legalidade:
o processo necessita ser legal, sem existir qualquer tipo de questionamento ou
discussões que impliquem em implicação de problemas;
Principio do
intercambio: fornecer o mesmo tipo de informação que está recebendo em mesmo
nível de profundidade, de forma clara e transparente.
Principio da
confidencialidade: o estudo não deve ser tratado fora do âmbito de atuação das
empresas, a menos que exista prévia autorização, por escrito.
Principio de uso: use
as informações obtidas somente com a finalidade de introduzir melhoria nas
operações ou processos de organizações.
Princípios do contato: os
contatos som outras organizações devem ser realizados por meio das pessoas
credenciadas para tratar do assunto.
Principio do contato
com terceiros: permissão previa e individual de cada um de seus parceiros,
antes de fornecer seu nome a uma organização que o contate nesse sentido.
Principio da
preparação: trabalho preparatório que anteceda ao contato com seus parceiros,
facilitando assim a evolução do processo de intercâmbio.
Principio do pleno
cumprimento: cumprir o compromisso assumido com os parceiros a qualquer momento e circunstancia.
Princípios do
entendimento e ação: tem claro entendimento de tratamento dos parceiros do
benchmarking.
Principio de
relacionamento: dedicação na execução dos trabalhos e total comprometimento,
com a expressa vontade das empresas.
O Open-book Management
é uma metodologia que permite envolver as pessoas e fazer que assumam
conjuntamente à responsabilidade pelo sucesso organizacional, por intermédio de
conhecimento de todos os dados de dentro de uma empresa, com a divulgação
transparente de todos os dados organizacionais pelos responsáveis com a
disseminação de sua missão, visão, valores, política de qualidade, objetivos,
metas, planos, programas, instruções de trabalho, problemas, desafios, entre
outros.
Para a implementação
deste método é preciso que uma serie de fatores sejam atendidos: que toda a
empresa esteja ajustada, com pessoas competentes a superar os desafios das
tarefas organizacionais, ambiente de extrema cooperação entre as pessoas e
transparência total. De certo haverá certa resistência dos gestores na maioria
das empresas, devido a desconfiança e ao medo de expor-se a concorrência,
divulgando muitas vezes segredos do negócio.
Entretanto não se pode
e não se deve diminuir esta técnica, pois em época de mudanças, concorrências e
pressões, deve-se inovar e diferenciar os fatores que levarão a empresa ao
sucesso.
O GLA é uma teoria
gerencial que aposta na abertura e na transparência total das informações, onde
haverá uma troca de fidelidade e comprometimento das pessoas em função do seu
envolvimento com as questões organizacionais.
Mas para a
implementação do OBM é necessário tomar alguns cuidados importantes com o
objetivo de evitar erros e listamos a seguir, os erros mais comuns:
Faze-lo por modismo ou
apenas porque a alta gestão mandou implementar sem saber exatamente as
premissas mais básicas de seu funcionamento;
Não pesquisar e não
levar a sério o levantamento dos pontos fortes e fracos da empresa, além de
suas principais ameaças e oportunidades;
Não identificar
adequadamente quais são os fatores críticos de sucesso para a organização;
Deixar em segundo plano
ou esquecer quais são os objetivos do negócio;
Tomar por certas
informações incompletas ou erradas;
Ser confuso ou ambíguo
na definição dos objetivos a serem atingidos pelos participantes da organização
e quebrar os paradigmas.
Cuidados a serem
tomados para evitar os erros;
Foco nas pessoas, pois
tudo vai acontecer por intermédio delas e com elas; informações claras do
processo para boa compreensão e obtenção de envolvimento e comprometimento.
Levantamento realizado
pela empresa para descoberta de pontos fortes e fracos, ameaças e
oportunidades. A empresa também deve desenvolver o plano de ação para
otimização dos pontos fracos e minimizar os efeitos colaterais.
Sem desviar dos
objetivos, a empresa deve saber definir de modo claro e objetivo seus fatores
críticos de sucesso, deve saber atingi-los e preserva-los.
Evitar o grave erro de
tomar por certo aquilo que não é. É necessário fazer a verificação do método
para que esse evite esquecimentos, equívocos e mal-entendidos.
Tomar cuidado em
relação aos objetivos para evitar desentendimentos, com linguagem fácil,
definição clara, objetividade, boa comunicação e atualizado.
Quebra de paradigmas a
sim de abrir a visão para enxergar todas as possibilidades atuais e futuras de
negócios.
Delegar autoridade e
responsabilidade com o envolvimento das pessoas no processo decisório.
Criação de canais que
favoreçam as discussões de questões importantes que precisam ser partilhadas,
discutidas para melhor forma possível de resolução com a garantia de alto
desempenho.
Desenvolver canais que
motivem as pessoas à geração, apresentação e implementação de sugestões e
desenvolvimento conjunto de um sistema de reconhecimento para as sugestões
implementadas.
Estimulo a todos os
participantes a pensar e agir como se fossem proprietários do negócio,
transformando- os em gestores com alto grau de comprometimento e competência,
utilizando o capital intelectual de cada um.
Comissões bem
estruturadas e com metas e desafios definidos com o caminho e organização
facilitados.
Para a implementação
total do Open-book Management, é necessário a prática de uma ampla, geral e
completa abertura da organização a todo seu corpo funcional onde não deverá
existir meio termo ou desconfiança. Somente assim é possível conquistar o
verdadeiro comprometimento das pessoas na construção da organização desejada,
para ter condições de sobrevivência ao ambiente contingencial e competitivo.